Iedere ondernemer moet zijn organisatie binnenkort gaan voorlichten op SEPA (Single Euro Payment Area). Ook als het bedrijf geen internationale zaken doet. Vanaf 1 februari 2014 mag er in de eurolanden namelijk alleen nog gebruikgemaakt worden van de Europese betaalvormen. Dit vraagt om de nodige wijzigingen: van een aangepast bankrekeningnummer, mogelijke veranderingen in processen tot aan een boekhoudpakket dat SEPA-proof is. Rabobank Tilburg en omstreken begeleidt en adviseert haar klanten in dit traject. Zo ook het Tilburgse bedrijf SCAB Accountants & Adviseurs.

De invoering van SEPA brengt grote voordelen met zich mee: bedrijven kunnen eenvoudig betalen in Europa, er is sprake van veiliger en efficiënter betalingsverkeer en tussen de banken zijn dezelfde spelregels voor onder meer valutering en verwerkingstijden. Maar het nieuwe Europese betalingsverkeer roept bij veel ondernemers ook vragen op: Wat zijn de gevolgen voor mijn bedrijf? Wanneer kan ik het beste overstappen? Welke actie moet ik zelf ondernemen? Om dit soort onderwerpen te bespreken brengt Rianne Hendriks-Pijnenburg, adviseur Financiële Logistiek van Rabobank Tilburg en omstreken, een bezoek aan bedrijven die grote gevolgen van deze overstap ondervinden. Rianne: “Rabobank wil haar klanten tijdig informeren, zodat zij zich goed op SEPA kunnen voorbereiden. Zo hebben wij vorig jaar november een online seminar georganiseerd, waarbij ondernemers via internet een presentatie over de invoering van het Europese betalingsverkeer konden volgen. Ook start Rabobank na de landelijke overheidscampagne in mei een eigen campagne om de nieuwe Europese betaalvormen voor het voetlicht te brengen.”

Kennis delen
Dit keer zit Rianne om de tafel met Bas de Witte, Manager ICT van SCAB. Sinds drie jaar is Rabobank Tilburg en omstreken de vaste huisbankier van dit accountantskantoor. De invoering van SEPA heeft op SCAB een grote impact. Bas: “Ons bedrijf wordt op drie vlakken geraakt: als ondernemer, als bouwer van software ten behoeve van de loonadministratie en als accountant en adviseur richting onze klanten.” Rianne laat Bas door middel van een overzichtelijke mindmap zien wat er gaat wijzigen. “Op eenvoudige wijze willen wij onze klanten duidelijk maken wat de gevolgen zijn voor hun bedrijf. Niet alleen de financiëleen de ICT-afdeling moeten geïnformeerd worden, ook de directie dient bewust te zijn van tijd en impact die SEPA met zich meebrengt. Zo heeft het serieuze gevolgen voor softwarepakketten en interne processen. Mogelijk heeft het consequenties op het cashflowmanagement, omdat bijvoorbeeld de incasso’s binnen Europa niet direct verwerkt en gecrediteerd worden. Ik adviseer bedrijven dan ook om de procesgang omtrent de incasso’s goed te bekijken.”

Belangrijke informatiebron
Voor SCAB is een goede begeleiding vanuit hun huisbank zeer gewenst. Bas: “De Rabobank speelt een grote rol voor ons in het hele SEPA-traject. Zij is voor ons een belangrijke informatiebron. Haar kennis delen wij weer graag met onze relaties.” Aan de ene kant is het nieuwe Europese betalingsverkeer voor SCAB een hele kluif, aan de andere kant biedt het hen een kans om zich te onderscheiden. “Net als de Rabobank adviseren wij onze klanten tijdig en op een eenvoudige en begrijpelijke manier. SCAB is voornamelijk werkzaam voor bedrijven in de bouwsector. In deze tijden hebben zij veelal andere zaken aan hun hoofd. Wij willen hen zoveel mogelijk werk uit handen nemen, zodat zij zich vooral op hun eigen business kunnen concentreren.”


Flinke klus
Eén van de betaalproducten waarop SEPA grote impact heeft, is de Bedrijven incasso, die tussen bedrijven gebruikt wordt. Rianne licht dit toe: “Het grote verschil tussen de Bedrijven Euro-incasso (de SEPA Direct Debet) en de huidige Nederlandse incasso is dat het bedrijf geen terugboekingsrecht heeft. Ter bescherming van de geïncasseerde moet deze vooraf expliciet aan zijn bank aangeven dat hij de machtiging goedkeurt, anders wordt de incasso niet verwerkt. Dit geldt eveneens voor bestaande machtigingen die worden omgezet naar bedrijven Euroincasso.” Ook SCAB ondervindt hiervan de gevolgen. Bas: “Zo’n 2700 (van de 3600) klanten van wie wij automatisch mogen incasseren, zullen een handtekening moeten zetten onder de nieuwe machtiging. Een flinke klus, daarom is het verstandig om er tijdig mee te beginnen.”

SEPA-proof
Met de intreding van SEPA komen er nieuwe Europese bestandsformaten; Clieop03 wordt vervangen door het PAIN formaat dat men gebruikt voor het inlezen van betaal- en incassobestanden. Ook SCAB gaat haar eigen softwarepakket ombouwen, zodat hun systeem probleemloos kan communiceren met dat van de Eurobanken. “SCAB heeft de doelstelling om kennis ter beschikking te stellen aan haar klanten. Evenals Rabobank vinden wij innovatie belangrijk en lopen we graag voorop met trends en ontwikkelingen. Wij verwachten rond de zomer met onze salarissoftware geheel SEPA-proof te zijn. Onze klanten kunnen dit jaar nog overstappen naar het nieuwe Europese betalingssysteem.” Rianne tot slot: “Wanneer bedrijven het beste over kunnen gaan, is onder meer afhankelijk van in hoeverre de softwarepakketten en de huidige betaalsystemen gereed zijn. Mijn advies voor alle ondernemers luidt: laat je tijdig informeren over SEPA, zodat je straks niet voor onaangename verrassingen of eventuele kosten komt te staan. Kijk ook eens op www.rabobank.nl/sepacheck.”