De zakelijke vakantie checklist (19 punten)

Veel mensen hebben moeite met timemanagement: volle mailbox, lange ToDo-lijst, overvolle agenda. Ze zijn constant bezig, vooral met adhoc dingen en hebben te weinig tijd voor de echt belangrijke taken.Totdat ze op vakantie gaan! Dan lukt het ineens wel om alles af te werken, taken te delegeren en dingen op te ruimen. Met een leeg hoofd op vakantie!

Ze gebruiken namelijk deze zakelijke vakantie checklist:

1. Inbox leeggemaakt: Deze spreekt voor zich. Zorg dat alles behandeld of gepland is en maak je inbox leeg.
2. Voicemails uitgeluisterd: Zijn er nog voicemails die je niet beantwoord hebt of waar je nog iets mee moet?
3. Agenda reminders weg: Je kent ze wel, de herinneringen van afspraken in je agenda die nog open hebt staan. Herplan ze na je vakantie of verwijder ze als ze niet meer relevant zijn.
4. Bureau leeg: Spreekt voor zich.
5. Hoofd leeg: Zijn er nog zaken die je moest onthouden of die je nog moet doen? Opschrijven of inplannen!
6. Actielijst opgeschoond: Loop door je Todo-lijst en werk zoveel mogelijk acties alsnog af. De overige schoon je op tot een verse lijst voor na je vakantie.
7. Uren/weekstaat bijgewerkt: Voor diegenen die hun uren moeten verantwoorden: werk alles bij, indien mogelijk ook al de weekstaten van de komende vakantieweken (je weet immers al wat je gaat doen: vakantie vieren).
8. Declaraties ingeleverd: Niet onbelangrijk: zijn er nog zakelijke onkosten die je nog niet gedeclareerd hebt?
9. Out-of-office aangezet: Deze kun je meestal al vooraf instellen met de juiste vanaf/tot data. Zet de vanaf-datum een dag voor je vertrek en de tot-datum een dag na je terugkomst. Dit geeft je extra tijd en rust voor je afronding en voor je opstart bij terugkomst. Let ook op de juiste datum in je Out-of-Office tekst (vaak zie ik hier nog oude data in staan).
10. Vaste taken overgedragen: Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse of wekelijkse rapportages die jij altijd verzorgt, de voorzittersrol bij belangrijke overleggen of zoiets triviaals als het openen en sluiten van het pand…
11. Lopende projecten tijdelijk overgedragen: Als er projecten zijn waar je leiding aan geeft, zorg dat deze tijdelijk zijn overgedragen zodat iemand de voortgang bewaakt en mensen weten bij wie ze terecht kunnen.
12. Escalatielijnen gecommuniceerd: Bedenk welke type operationele problemen normaal bij jou terecht komen en communiceer bij wie men hiervoor terecht kan tijdens jouw afwezigheid.
13. Bereikbaarheid voor calamiteiten doorgegeven: Zorg dat een select aantal mensen weet hoe ze jou kunnen bereiken in geval van nood.
14. Tijd gereserveerd in agenda bij terugkomst: Je weet zeker dat je dan tijd nodig hebt om je email in te halen en om bij te praten met je collega’s. Reserveer deze tijd dus!
15. Wachtwoord genoteerd: De IT-servicedesk heeft het altijd het drukst met het resetten van wachtwoorden wanneer mensen van vakantie terugkomen. Een echte goede vakantie heeft als kenmerk dat je je werk echt vergeet, dus ook vaak je wachtwoord…
16. Vakantie denkonderwerpen benoemd: Vakantie betekent ontspannen en dus niet werken. Juist door deze ontspanning zul je ook wel eens aan het werk gaan denken. Het is niet verkeerd om vooraf één, max twee thema’s of vragen voor jezelf te benoemen waarover je in de vakantie eens na wilt denken. Alleen al het vooraf benoemen zorgt ervoor dat je er (juist constructief) over na zult denken.
17. Boek of tijdschrift gekocht: Welke boek of tijdschrift wilde je nog steeds eens lezen? Koop het op tijd!
18. Iets leuks of iets lekkers geregeld: Voor het thuisfront begint de vakantie ook als jij je laatste werkdag hebt gehad. Waarom dit niet vieren met een kleine verrassing?
19. Tot slot: Eigen manager geïnformeerd: Niets is zo erg als je eigen leidinggevende niet weet hoe jij je zaken geregeld hebt. Zorg dus dat hij/zij in elk geval goed geïnformeerd is.

Misschien zijn deze punten niet allemaal relevant voor jou. En misschien zijn er nog andere zaken die voor jou ook belangrijk zijn. Maak er dus je eigen lijst van. En meteen een tip:

Kopieer deze vakantie checklist naar je agenda en reserveer meteen wat tijd in je laatste werkweek om de checklist af te werken.

Vreemd eigenlijk dat ons dit alleen lukt als we met vakantie gaan. Als je jouw werk één keer per jaar zo goed kunt organiseren, waarom zou je dit dan niet elke week doen, net voordat het weekend begint? Of elke dag voordat je naar huis gaat? Dan kost het niet veel tijd en ga je elke dag met een leeg hoofd naar huis. Lekker toch?

Interessant artikel? Lees dan ook:

• Hoe je tijdens je vakantie je team een boost geeft
• Het geheim van de “Keek op de Week”
• 5 timemanagement tips om elke dag op vakantie te kunnen

Hartelijke groeten,

Eric Bogers