Wat zijn de trends in de wereld van vergaderingen, congressen, conferenties, teambuilding en trainingen? Een aantal partijen discussieert over meeting management, hun klanten en de eigen consultancyrol. Ze geven allemaal aan dat hun omzetten gedaald zijn, maar er is een herstel zichtbaar in de markt, bijvoorbeeld in de verkoop van het aantal hotelovernachtingen. Zaak is wel om creatief te zijn en toegevoegde waarde te leveren.

Een oprijlaan met bomen aan weerszijden, een trap die leidt naar een prachtige deur… Het is alsof we mijlenver van de buitenwereld verwijderd zijn: welkom in kasteel Groenendael! Dit is de uitgelezen plaats om te debatteren over meeting management. Boven in een ruime meetingroom, heten twee flip-overs de debaters een ‘Warm welcome’ en dat is het inderdaad. Deze locatie in Hilvarenbeek is enigszins onbekend, maar is een prachtige plek voor (bedrijfs)evenementen. Kasteel Groenendael is het Management Training Centre van Philips. 'Maar', vertelt gastheer Mauro de Leeuw (vestigings- en operationsmanager) van Groenendael, 'sinds de verhuizing van het hoofdkantoor van Philips, is het hier rustiger. De Raad van Bestuur is hier een aantal keer per jaar en 20 tot 25% van onze omzet komt van externe bedrijven die hier vergaderen en overnachten.' Veel events worden nog altijd buiten de deur gehouden, maar het kost alleen meer moeite klanten binnen te halen en te houden.

Nederland, vergaderland
In Nederland wordt veel en lang vergaderd. Vaak gebeurt dit gewoon binnen het eigen bedrijf, maar voor sommige bijeenkomsten wordt een externe locatie gezocht. Gespreksleider Kees Rennen wil graag weten waarom bedrijven ervoor kiezen een vergadering, symposium, training of congres op locatie te (laten) organiseren? Volgens Mauro de Leeuw zorgen een andere sfeer en omgeving voor meer inspiratie en energie. Hij zegt: 'Daardoor leveren meetings meer op.' Niek van den Broek geeft aan dat trainers vaak liever extern werken dan binnen het bedrijf dat ze trainen. 'Ze hoeven eventuele klachten dan niet bij hun klant neer te leggen.' Van den Broek is vestigingsdirecteur van Hotel Mercure en De Heuvelpoort in Tilburg. Het in het centrum gelegen hotel heeft een zestal vergaderruimten.

          

Off site
Eva de Vries vult aan: 'Ook kan de eigen locatie capaciteitsproblemen hebben en heeft een locatie op een centrale plek in het land als voordeel dat medewerkers uit andere vestigingen niet zo ver hoeven te reizen.' De Vries vertegenwoordigt met EV-entertainment een groot aantal artiesten en boekt hen voor evenementen en bedrijfsfeesten. De debaters merken dat bedrijven niet altijd goed weten wat ze nodig hebben voor een bepaalde bijeenkomst. 'Daarom', zegt Pieter Doomen, 'moet je als locatie de juiste vragen stellen. Zo kom je in samenwerking met de klant tot een goed event.' Doomen is manager commerciële zaken en horeca bij Theaters Tilburg. De core business van de Tilburgse Schouwburg, Concertzaal, Studio en het Midi Theater is theater. 'Voor congressen en vergaderingen zijn bij ons slechts beperkte mogelijkheden in verband met de volle programmering.' Eveline Thomassen, account manager bij De Efteling, geeft aan dat het soms een gebrek aan kennis en tijd is waardoor bedrijven een event off site houden. 'En wij beschikken wel over de kennis om hun evenement het doel te laten bereiken.' Thomassen kan in De Efteling (attractiepark, hotel, vakantiepark Bosrijk, theater en golfpark) evenementen organiseren van twee tot 16 duizend personen. Ook Gijs Swaans merkt dat hij meer optreedt als consultant. 'Wij proberen langetermijnrelaties te realiseren, maar dat is lastig want de trend is om events op projectbasis te boeken.' Swaans is als accountmanager Fletcher Hotels onder andere verantwoordelijk voor zakelijke events in Hotel-Restaurant Boschoord in
Oisterwijk.

Doelstellingen
Een locatie buitenshuis biedt dus verschillende voordelen, maar op basis waarvan selecteer je een vergaderspot en wat mag je van een locatie verwachten? Volgens Gijs Swaans doet men dit aan de hand van doelstellingen. De locatie moet hierbij aansluiten. Niek van den Broek geeft als voorbeeld: 'In het Willem II stadion kun je met een grote groep beginnen om vervolgens in kleinere groepen verder te gaan.' Ton Gimbrère is van mening dat een locatie het doel en de boodschap kunnen versterken. 'Maar dan moet je wel de juiste locatie kiezen. Wil je iets sprookjesachtigs, ga dan naar de Efteling en een nieuw product aftrappen, kan goed in een voetbalstadion. Maar dergelijke bewuste keuzes worden niet altijd gemaakt. Hierin kunnen bedrijven nog veel winst boeken.' Gimbrère is als directeur van Bonheur Horeca Groep verantwoordelijk voor onder andere Auberge du Bonheur, evenementen in het Willem II stadion en bij Prise d’eau Golf. Het stadion is de grootste evenementenlocatie in Tilburg. Cornelien Baijens stelt dat haar klanten goed weten wat ze willen. Ze zegt: 'Opmerkingen als: ‘doe maar wat’ of: ‘kies de goedkoopste locatie’, hoor ik nooit.' Baijens is managing director bij easyFairs en verantwoordelijk voor de activiteiten in Nederland. Dit bedrijf organiseert niet-locatiegebonden vakbeurzen zoals Horeca Brabant in Rosmalen.

Discrepantie
De aanbieders van locaties en organisatoren van events hier aan tafel denken met hun klanten mee in de opzet van het event en bij de uitvoering daarvan. Met deze manier van werken, genereren ze voor zichzelf ook toegevoegde waarde, of spin-off rond meetings die ze organiseren. Mauro de Leeuw: 'Als je erin slaagt je gasten zich thuis te laten voelen, treden zij als ambassadeur van je locatie naar buiten.' Volgens Eva de Vries kan dat thuis voelen al bereikt worden met kleine dingen. 'Met een kopje koffie op het juiste moment, bijvoorbeeld voor de manager die al ruim voordat hij moet spreken, arriveert. Dit wordt vaak nog vergeten terwijl je hier als locatie echt het verschil mee kunt maken.' Volgens Ton Gimbrère wordt dit soort dingen veroorzaakt door een discrepantie tussen sales en bediening. Pieter Doomen is het met hem eens en vertelt: 'Daarom investeren wij veel in onze medewerkers. Zij gaan ieder jaar drie dagen op cursus. Het is een kostenpost, maar je haalt het er zeker uit.' Hij wijst ondermeer op het belang van het oplossen van foutjes zoals het laten vallen van een kop koffie. 'Dat kan overal gebeuren, maar het gaat erom hoe je dit netjes oplost.'

All-in of bouwstenen?
Uit de discussie blijkt dat er verschillen bestaan in hoe de prijs van locaties en faciliteiten is opgebouwd. Waar de ene aanbieder van all-in prijzen naar losse bouwstenen gegaan is, biedt de ander juist weer één prijs. Pieter Doomen: 'Bij een vaste zaalprijs, krijg je minder vragen.' Niek van den Broek werpt tegen: 'Losse bouwstenen geven meer transparantie.' Cornelien Baijens merkt als gebruiker van locaties dat de klantvriendelijkheid verbeterd is, maar stelt het niet op prijs als locaties extra proberen te verdienen door parkeergeld te heffen of een fikse prijs voor koffie te hanteren. Ze stelt dat een all-in prijs soms toch geen all-in prijs blijkt te zijn. 'Dit is echt gebeurd: onlangs ontving ik na een event een rekening van tien euro voor vier vuilniszakken, nou dan neem ik die de volgende keer zelf wel mee!' Haar verhaal leidt tot hilariteit onder de debaters. Eva de Vries reageert: 'Maar dat soort dingen gebeurt echt!' Gijs Swaans reageert: 'Klanten stellen geen prijs op dit Ryanair effect. De marktbehoefte gaat juist weer richting een all-in prijs en service.'

                   

Boeiend
Een andere ontwikkeling in meetingland is de mate van vermaak; organisatoren moeten steeds meer moeite doen om de toeschouwer van vandaag bij de les te houden. Eva de Vries geeft aan dat er veel gedaan wordt om de mensen geboeid te houden. Ze vertelt: 'Ik zie concepten zoals een introotje met muziek en muziek bij de wisseling van sprekers. En ook het tonen van live tweets op een scherm achter de sprekers is populair.' Ton Gimbrère merkt ook dat mensen steeds makkelijker weglopen. 'Al bij de lunch gaat een groot aantal weg en de naborrel bestaat bijna niet meer, omdat het kinderdagverblijf om 18 uur dicht gaat. De no show bij events is tot ongekende hoogte gestegen! Mensen beoordelen een event heel snel, vragen zich af: what’s in it for me? En als er te weinig vermaak is, zijn ze weg.' Een manier om de opkomst te verhogen is mensen actief en vaak te laten weten dat ze zich ingeschreven hebben: een herinnering te sturen, na te bellen, een sms een dag van tevoren. Ook Eveline Thomassen merkt dat het steeds lastiger is om mensen te boeien. Zij ziet de oplossing in een combinatie van formele en informele activiteiten. 'Als een bedrijf bijvoorbeeld een meeting heeft in het hotel, regelen wij dat de deelnemers als korte break even met zijn allen in de VogelRock kunnen. En daarna is iedereen weer fris.'

Persoonlijk contact
Een andere interessante vraag is hoe het zit met moderne communicatiemiddelen? Kan nieuwe media face-to-face meetings vervangen? Cornelien Baijens reageert: 'Ik denk dat face-to-face nooit vervangen kan worden door het Internet en andere middelen. Mensen willen relaties met elkaar opbouwen en kijken of ze een klik met elkaar hebben. En daarnaast willen ze zien, aanraken, proeven en voelen.' En op vakbeurzen kan dat. Eva de Vries reageert: 'Maar de ontwikkelingen zijn niet te stoppen.' Ze geeft aan dat kort overleg tussen twee personen wel via Skype gedaan wordt zodat er niet naar elkaar toe gereden hoeft te worden. Maar ook zij is van mening dat persoonlijk contact altijd zal blijven. 'Bedrijven moeten investeren in moderne technieken zodat ze niet achter gaan lopen, maar ook in de jonge generatie die alleen digitaal schrijft en nauwelijks nog een brief kan schrijven. Hen moet je de traditionele skills en etiquette bijbrengen.' Cornelien Baijens: 'Maar ook bij die generatie zie je dat er uiteindelijk persoonlijk contact is; ze bouwen een feestje op Facebook, maar organiseren dat feest ook daadwerkelijk op een locatie.' Eveline Thomassen hecht ook veel waarde aan persoonlijk contact. 'Want non-verbale communicatie zegt vaak veel meer dan woorden.'

Een traditionele branche
Aan het eind van dit levendige debat wordt geconcludeerd dat de meetingbranche onder druk staat; opdrachtgevers willen scherpe prijzen, creatieve bijeenkomsten en goede faciliteiten en bezoekers willen vermaakt worden. Toch zijn de debaters van mening dat als de doelstellingen goed zijn, mensen best twee dagen op een beurs willen komen staan en blijven overnachten in een hotel. Er valt zeker nog winst te behalen voor de aanwezigen. Eva de Vries benadrukt dat als locaties en andere leveranciers rekening houden met de actualiteit van nieuwe media, face-to-face contact, technologische ontwikkelingen, de druk van de maatschappij in het algemeen en kostenbesparend werken, er ook kansen liggen. 'Als je dit erkent, kun je er creatief mee omgaan. Wat ik bijvoorbeeld bij grote locaties nog wel eens mis, zijn werkplekken voor managers die vaak vroeg aanwezig zijn, omdat ze moeten spreken en voor ze beginnen hun tijd nuttig willen gebruiken.' Ze raadt aan om dan toch die extra euro voor dat kopje koffie te vragen, maar te zorgen voor de benodigde technische faciliteiten en die werkplekken. 'Je zorgt er zo voor dat de off site meeting minder tijd in beslag neemt, omdat er geen loze uurtjes meer zijn.' Uitgever van Regio Business Gian Ploegmakers vraagt tot slot of deze branche wel creatief genoeg is? Gijs Swaans en Ton Gimbrère geven aan dat ze deel uitmaken van een branche die traditioneel is en vooral volgt. Dus ook op dat terrein liggen nog volop kansen!