Een grote uitdaging voor Ctac en BDO: de gezamenlijke verhuizing naar een gloednieuw kantoorpand van 12.600 m² bruto vloeroppervlak in het Pettelaarpark in ‘s-Hertogenbosch. Maar liefst vier jaar aan intensieve voorbereiding gaat aan het prestigieuze project vooraf, dat op 1 april 2012 wordt opgeleverd. Chantalle van der Heijden (Facility Manager van Ctac) en Jean-Marc Rademaker (partner en locatiemanager van BDO) vertellen wat er zoal bij het verhuistraject komt kijken.

Uniek aan het nieuwbouwproject is dat Ctac en BDO als toekomstige huurders zelf de randvoorwaarden van het gebouw hebben bepaald zoals locatie, concept, kwaliteitsniveau en kantoorontwikkeling. Hierbij is gelet op duurzaamheid, een warme uitstraling van het pand en functionaliteit. Jean-Marc Rademaker: 'Omdat wij onze krachten hebben gebundeld, zijn wij op meerdere fronten slagvaardiger. Zo hebben we onder meer goede afspraken bedongen met de projectontwikkelaar en de aannemer. Ook kijken we of er een inkoopvoordeel mogelijk is. Bijvoorbeeld door gezamenlijk de beveiliging te regelen en het afval op te laten halen. Omdat BDO landelijk 27 vestigingen telt en dus regelmatig verhuist, heeft zij al met sommige leveranciers scherpe prijsafspraken gemaakt.' Chantalle van der Heijden vult aan: 'Ctac en BDO hebben ieder een zeven verdiepingen tellende toren met een eigen ingang en bedrijfsrestaurant. Toch profiteren wij van de voordelen door samen onze intrek in het pand te nemen.' De verhuizing is voor beide bedrijven een goede gelegenheid om lopende contracten tegen het licht te houden. 'We kijken naar de inkoopvoorwaarden en zoeken waar nodig nieuwe leveranciers. Van suikerzakjes en koffie tot verlichting en bloemen: alles nemen we onder de loep. Een verhuizing is altijd een goed moment om het bedrijf weer helemaal op te frissen', aldus de Facility Manager.

De nieuwe aanpak
Voor ICT-dienstverlener Ctac is de grootste uitdaging van de verhuizing het gelijktijdig doorvoeren van ‘De Nieuwe Aanpak’: een concept waarin gebruik wordt gemaakt van een open kantoor met flexibele werkplekken. Van der Heijden: 'Onze werknemers zullen meer worden gestuurd op hun output, dan op hun aanwezigheid. Deze manier van werken vraagt een andere mentaliteit. De grote vraag is: kunnen onze mensen goed omgaan met deze vrijheid en mate van verantwoordelijkheid?' Om het veranderingsproces te stimuleren organiseert Ctac geregeld workshops. 'Wij willen dat mensen meer bewust hun tijd indelen. Werken ze eerst vanuit huis en rijden ze pas na de file aan? Of werken ze liever een hele dag vanuit huis? Wanneer is het praktisch om een vergadering te plannen? Onze consultants zijn al aan een flexibelere manier van werken gewend omdat zij vaak op pad zijn. Maar voor onze beheertak zal het een geheel nieuwe ervaring zijn.' Ook op technisch gebied gaat er veel veranderen. 'We moeten alles digitaliseren zodat mensen overal hun eigen werkplek kunnen creëren. Dit vraagt om nieuwe en slimme communicatie-oplossingen.' 


Bouwlunches
Accountantskantoor BDO behoudt zijn eigen manier van werken. Rademaker: 'We zijn een ander soort bedrijf, waarbij deze nieuwe aanpak niet goed aansluit. Voor werknemers in onze branche is een eigen kantoor een vereiste. Wel voeren we wat kleine aanpassingen door. Zo krijgt bijvoorbeeld iedereen een iPad, waardoor er veel meer digitaal gewerkt kan worden.' Beide bedrijven hebben in de nieuwbouwplannen rekening gehouden met wensen van de werknemers. Chantalle van der Heijden: 'Er is een speciaal e-mailadres waar zij hun ideeën kunnen inzenden. Daarnaast hebben we verschillende creatieve knip- en plaksessies gehouden, waarbij naar voren kwam dat onze mensen behoefte hebben aan sfeervolle kleuren. Voor de inrichting is er dan ook gekozen voor warm hout. Verder bleek er behoefte te zijn aan teamtafels om aan te brainstormen en  stilteplekken waar geconcentreerd gewerkt kan worden.' Ook BDO heeft goed naar het personeel geluisterd. 'In ons nieuwe gebouw wordt de klant ontvangen in een prachtige lobby. Die zal gescheiden zijn van de werkruimte, zodat onze werknemers ongestoord kunnen werken. Ook wordt hierdoor de privacy van de klantgegevens beter gewaarborgd.' Om medewerkers meer te betrekken bij de nieuwbouw organiseren Ctac en BDO gezamenlijke bouwlunches. 'Iedere maand kunnen zij een kijkje nemen op het bouwterrein en de laatste ontwikkelingen op de voet volgen. Je merkt dat door dit initiatief de verhuizing steeds meer bij hen gaat leven', aldus de Facility Manager.

Broedende meerkoet
Het enige probleem wat Rademaker met het betrekken van het nieuwe pand voorziet is het verkeersprobleem. 'Het is jammer dat de ‘rechtsaffer’ er uiteindelijk niet komt. In dit inmiddels afgewezen bestemmingsplan zou een extra rechtsafstrook de afwikkelcapaciteit vanaf de A2 naar het Provinciehuis vergroten en de filevorming op de Gestelseweg hebben teruggedrongen. De nieuwbouw verloopt tot nu toe voorspoedig, maar kende ook een kleine tegenslag. Vanwege een broedende meerkoet mocht er in het voorjaar tijdelijk niet geheid worden.' 'Inmiddels ligt alles weer mooi op schema. Naar verwachting worden de kantoorgebouwen op 1 april 2012 opgeleverd. Halverwege juni zullen wij onze intrek in het pand nemen', aldus Jean-Marc. Ctac verwacht al eerder de dozen te pakken. Chantalle: 'Als alles meezit gaan wij half april over. Daar hebben we allemaal ontzettend veel zin in. Als Facility Manager is het voor mij een unieke ervaring om dit bijzondere verhuistraject mee te mogen begeleiden.'